Como muitas empresas já sabem por experiência, a Auditoria de licenciamento Microsoft vem movimentando o mercado de licenciamento de software com uma iniciativa de combate a pirataria de seus softwares, sua propriedade intelectual.
Este artigo tem o objetivo de auxiliar as organizações a entender as praticas dessa iniciativa, para poder atuar de forma a evitar dissabores causados simplesmente por ignorar as regras de licenciamento, direitos e deveres de quem possui essa licença de usar um software da Microsoft.
Utilize o serviço de Gestão de Ativos de Software para preparar sua organização e facilitar o processo da auditoria.
Auditoria de licenciamento Microsoft
Em meados de 2013 participei de uma reunião com o responsável pela iniciativa e mais alguns executivos, no congresso internacional de parceiros Microsoft que naquele ano acontecia em Houston, Texas. Naquela ocasião fui informado que o trabalho de proteção da propriedade intelectual iria se intensificar muito nos próximos anos. Mas eu não imaginava que chegaria tão longe.
A escalada da crise que o pais enfrentava, que reduzia drasticamente novos projetos de investimento do setor privado, que impactaria diretamente o faturamento de empresas de serviços e software. Nesse cenário iniciativa anti pirataria da Microsoft se mostraria uma excelente geradora de demanda. E assim foi. Num mercado em que cerca de 50% dos softwares utilizados não possui licença não é difícil crescer.
Portanto o objetivo da Auditoria de licenciamento Microsoft é alcançar as organizações que utilizam seus softwares sem pagar a devida licença, e solicitar que regularizem imediatamente essa situação, sob pena de sofrerem uma ação na justiça com base na lei brasileira que regula o tema.
Licença de uso
Um erro comum é achar que se “compramos” um software, ele é nosso e podemos fazer o uso que bem entender. Mas a MS não vende os softwares, ela os licencia para serem utilizados de acordo com termos que especificam o que podemos e o que não podemos fazer com o programa de computador.
É assim com praticamente todas as empresas produtoras de software. Portanto é muito importante saber como utilizaremos o software para então estudar a forma correta de licenciamento.
São muitos softwares diferentes, alguns regimes de licenciamento, cada qual tem seus direitos, o que torna a tarefa complexa, mas está tudo descrito nos documentos Product Terms no site de licenciamento da Microsoft onde podemos encontrar os documentos e todas as informações para esclarecer as duvidas sobre o assunto.
A maioria da empresas negligencia isso e hoje se veem na situação incomoda de precisar regularizar as licenças. Infelizmente não é nosso objetivo aqui dissecar cada tipo de contrato, software e seus direitos, pois cada caso é diferente.
Como funciona o processo
Vamos examinar o processo da Auditoria de licenciamento Microsoft. Para isso usaremos uma empresa fictícia muito conhecida da Microsoft, a Contoso.
O contato
O responsável por TI da Contoso recebe um contato do setor de Software Asset Management and Compliance, ou SAM/C, e o interlocutor vai se apresenta como um agente “Prestador de serviço para Divisão de conformidade de licenciamento Microsoft” da empresa N3 em nome da Microsoft e assina o email como abaixo:
O link na assinatura leva para esta página que apresenta todos os atores envolvidos na iniciativa. São eles:
- ITM e N3: Validação de denúncias de violação dos direitos autorais de software e termos de uso dos softwares Microsoft;
- Snow Software: Fornecedor da ferramenta de inventário de ativos de software;
- BSA: Associação internacional de empresas do segmento de software. Atua como líder mundial no combate à pirataria;
- ABES: Associação Brasileira das Empresas de Software é entidade representativa do setor de software;
- PK: Pinhão e Koiffman Advogados, representante legal da Microsoft para ações judiciais relacionadas a violação dos direitos autorais;
No corpo do e-mail ele diz que “recebeu através de seu Portal Eletrônico de Denúncias, notícia relatando que a empresa poderia estar em desconformidade com seu licenciamento de softwares” e pede a “gentileza que preencha o inventário PUA anexo, com prazo para devolução”.
Isso não quer dizer que a Contoso esteja com problemas no licenciamento dos softwares, pois até as que tem uma gestão cuidadosa dos ativos de software recebem esse tipo de contato.
O levantamento
A Auditoria de licenciamento Microsoft inicia com o preenchimento de uma planilha onde o responsável deve relatar os softwares utilizados, não necessariamente licenciados corretamente. Normalmente é um arquivo Excel, mas pode ser um formulário na web.
Em algumas abordagens é solicitado a instalação de um software de inventário, o Microsoft Assessment and Planning Toolkit (MAP), que fará a varredura de nossa rede resultando num relatório de todos os softwares instalados. Se isso fosse solicitado, Contoso precisaria ter certeza de que realmente possui todas as licenças dos softwares instalados, pois o inventário é detalhado.
De posse do levantamento, o agente fará um cruzamento com as informações que a MS já possui sobre licenças que a Contoso adquiriu através de contratos de licenciamento por volume e já eliminará tudo que se encontrar devidamente licenciado. As licenças de todo o resto será solicitada por e-mail e eles terão um curto prazo (curto mesmo) para responder.
Digitalizar, com antecedência, todas as notas fiscais de compra de computadores e softwares é uma boa ideia para evitar um desgaste por não cumprir o prazo.
Visitantes
Computadores de terceiros, prestadores de serviço, consultores, que por ventura estejam conectados na rede deveriam estar corretamente licenciados, pois aparecerão no inventário a Contoso é responsável por eles também pois estão executando algum trabalho para a empresa.
O ideal seria ter o próprio sistema de inventário e assim manter o controle de tudo que está instalado nos computadores da empresa. Mas nesse caso hipotético, eles receberam a planilha Excel.
A regularização
Com tudo em mãos o agente fará a conferencia da origem de cada software e finalizar o processo. Se faltar alguma licença, ele pedirá a compra imediata e a respectiva nota fiscal, num prazo bem curto novamente, e recomendará alguma revenda autorizada que poderá conduzir esse processo comercial.
Caso o responsável pela TI da Contoso falhe no cumprimento dos prazos, o caso será escalado para a PK que é o braço juridico do processo. Se isso acontecer, pode demorar até um novo contato ser feito, mas ele é certo. E agora a Contoso não tem mais tempo, precisará comprar rapidamente as licenças necessárias para não ser acionada juridicamente.
Dicas para facilitar o processo
É importante manter um inventário de equipamentos e seus softwares sempre atualizado.
Todas as notas fiscais precisam ser guardadas enquanto o computador ou software está em utilização.
Computadores para uso na empresa devem ser adquiridos já com o sistema operacional na edição correta, Windows Professional, e isso precisa constar da nota fiscal.
Se possível, compre as licenças através de contratos de volume.
Se licenciar um software de servidor, licencie também os acessos a esse servidor.
Preencha o PUA com muita atenção. Reportando sempre exatamente o software, versão e edição que está instalado.
Conclusão
Utilizar software sem o licenciamento correto pode trazer muitos problemas, portanto, procure descobrir se sua empresa possui as licenças necessárias, implante políticas que evitem que terceiros instalem software sem o seu conhecimento e conheça minimamente os direitos de uso dos softwares que utiliza. Portanto, mantenha-se preparado para a Auditoria de licenciamento Microsoft.
Espero ter auxiliado e esclarecido algumas dúvidas. Caso precise de ajuda em alguma Auditoria de licenciamento Microsoft, entre em contato conosco preenchendo o formulário de contato. Estamos prontos para ajudar.