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Grupos do Office 365 #ComoFaz

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Grupos do Office365

Essa ferramenta ajuda na produtividade no trabalho ou na escola, compartilhar informações e colaborar com outras pessoas. O grupo pode ser formado por pessoas da mesma sala, da sala ao lado, outra cidade, estado pais. Com conexão à internet e a ferramenta certa, podemos realizar trabalhos onde quer que estejamos até mesmo do conforto da nossa casa. O Grupos do Office 365 é uma ferramenta desenvolvida pensando no compartilhamento de ideias, trabalhos e informações. Ele é integrado nos aplicativos do Office 365, podemos colaborar com nossos colegas, a escrever documentos, criar planilhas, trabalhar em planos de projeto, agendar reuniões ou enviar e-mails.

Exemplo, o departamento de marketing vai lançar uma serie de posts para o blog da empresa (como este), e cria um grupo integrando o redator, o revisor, editor, web máster e etc… Cada um tem a sua função para realizar um objetivo comum, que é a série.

Criando grupo como Administrador

Depois de entrar no Office 365, vamos encontrar a opção Admin. (Administrador). Essa opção vai nos levar para um painel de controle, neste painel selecionamos a opção grupos, que abrirá mais duas opções: Grupos e Caixa de correio compartilhada.

Clicamos na opção Grupo novamente, que nos encaminhará para a próxima página.

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Nesta página vamos criar o nosso primeiro grupo. Clicamos em +Adicionar Grupos, em seguida abrirá uma janela do lado direito da tela. Nesta janela vamos escrever:

Tipo de grupo: Alem do Grupo do Office 365, temos outros tipos que são Lista de distribuição e Grupos de segurança, cada um tem suas particularidades que não estão no escopo deste post.

ID do grupo: Esse ID é gerado automaticamente, assim que você colocar o nome do Grupo. Podemos alterar o ID do grupo, afinal ele também é o endereço de e-mail que pode ser divulgado, e é sempre bom ter um endereço fácil de memorizar e digitar.

Descrição: Podemos descrever sobre o que vai se tratar no grupo, qual a proposta dele e etc…

Privacidade: Escolhemos Público se quisermos que qualquer pessoa veja o conteúdo do grupo ou Particular se quisermos que somente os membros vejam o conteúdo do grupo.

Idioma: Podemos escolher o idioma do grupo, se uma empresa for global podemos mudar o idioma para o idioma padrão da empresa para que todos possam se comunicar.

Temos uma opção que é “Envie copias de conversas e de eventos de grupo para as caixa de entrada dos membros do grupo” se ligarmos essa opção receberemos tudo que for enviado para o grupo em nossa caixa de e-mail se deixarmos desligado para ver o que o grupo está recebendo temos que entrar no e-mail do grupo.

Após preencher todas as informações clicamos em Adicionar.

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Prontinho o grupo está formado. Agora para acessar nosso grupo clicamos no botão de aplicativos, no canto superior esquerdo da tela e acessamos nosso e-mail.

Criando grupo como Usuário

Para criar um grupo como um usuário, é bem simples. Abrimos nosso Office 365, entramos em nosso e-mail e na barra lateral temos a opção + Criar, a partir daqui o processo é o mesmo.

Trabalhando com o grupo

O grupo será acessível a partir do Email, Calendário e OneDrive. Vamos acessá-lo pelo Email. Na barra, do lado esquerdo do Outlook, vemos o grupo que acabamos de criar. Dentro dele temos:

Conversas: Interagir com conversas iniciadas por outros participantes do grupo ou criar nossa própria conversa. Assim a troca de informações fica mais rápida!

Calendário: Com o calendário podemos deixar todos do grupo cientes de todos os compromissos que temos. Claro, que, somente aqueles que queremos que o grupo saiba e tenha acesso.

Arquivos: Esta ferramenta deixará trabalhos em grupo muito mais rápidos e participativos. Por exemplo, o setor de compras poderá disponibilizar a lista de compras para que as pessoas   coloquem na lista quais produtos ou serviços elas precisam. Deixando o processo mais rápido.

Bloco de anotações: Abre o OneNote online, para anotações, por exemplo, um grupo de estudantes estão fazendo um trabalho e estão coletando ideias sobre o que será, eles podem escrever no bloco de anotações para discutir depois quando o grupo se reunir.

Conectores: Nesta opção podemos conectar com redes sociais como o Twitter.

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Quando clicamos nos três pontinhos vemos as seguintes opções:

Membros: Aqui vemos quem faz parte do grupo

Adicionar membros: Adicionamos uma pessoa nova no grupo.

Adicionar Favoritos: Para destacar o grupo que estamos trabalhando no momento, ou algum que acessamos muito.

Editar Grupo: Editamos as informações que foram colocadas inicialmente quando criamos o grupo.

Exibir detalhes: Vemos todas as informações do grupo.

Como podemos ver não é nada muito complicado ou difícil de fazer, mudando algumas coisas como no meu exemplo do departamento de compras poupamos muito tempo e ficamos mais organizados.

Agora, na barra ao lado esquerdo da tela temos mais algumas opções e entre elas temos os grupos aos quais pertencemos. Na opção descobrir, podemos achar outros grupos diferentes.

Até mais!

Julia

Julia

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