Em todas as empresas exitem diversos documentos e acessos que devem ser restritos para pessoas especializadas e, ou porque são documentos sigilosos.
Então quando utilizamos o ShrePoint e criamos a intranet existem as permissões de acesso para que você proteja essas pastas e arquivos, assim apenas pessoas autorizadas terão acesso!
Fazendo uma analogia: Vamos supor que você é o chefe do departamento de RH então só você pode ter acesso aos documentos dos funcionários da sua empresa, e esses documentos estão dentro de uma gaveta que só você tem acesso.
Com o SharePoint é a mesma coisa! No vídeo abaixo eu mostro como utilizamos essa ferramenta: